Introducción a mi blog

A través de mi blog, pretendo abrir un espacio de debate e información sobre la Gestión de Personas en las organizaciones entre profesionales de los recursos humanos. Me baso en la convicción de que "las Personas son lo Primero": es decir, las personas son el elemento imprescindible de las empresas para actuar, emprender, avanzar y ser líderes. Como Jim Collins observa en su estudio Good to Great, la empresa es el autobús en el que tenemos que hacer un largo trayecto y si no se cuenta en ese proyecto con las personas adecuadas en cada momento y en el lugar correcto, nunca se podrá ser una gran empresa. ¡Bienvenidos!

domingo, 29 de octubre de 2017

¿Realmente somos productivos?


Resultado de imagen de productividadEs muy común que las personas se quejen de que tienen una gran carga de trabajo y de que, a su vez, no disfrutan todo lo necesario de su vida personal. No me atrevo a generalizar, pero considero que esta percepción se debe, en parte, a causas exógenas a la persona (centradas en la organización y su entorno), pero, también, por otra parte, a causas endógenas (centradas en la propia persona).

Muchas organizaciones son conscientes de que tienen que propiciar la conciliación de la vida profesional y la vida personal de sus empleados con el fin de incrementar su satisfacción y compromiso, -si bien sin que merme su productividad-, y para ello, van introduciendo paulatinamente medidas de flexibilidad laboral y teletrabajo. Medidas que, por otra parte, pueden no ser efectivas cuando los valores culturales reales de preceptismo y control de estas organizaciones realmente siguán arraigados.

Productividad personal

Otra vía de trabajo es ayudar a que los propios empleados ganen en productividad personal. Para ello se desarrollan programas de productividad personal cuyo objetivo básico es aportar pautas que permitan al empleado priorizar y planificar sus procesos de trabajo de la forma más eficiente y eficaz, aprovechando al máximo sus habilidades personales y el tiempo del que disponen. Pero la eficacia de estos programas depende de si se logra conciliar dos objetivos: conseguir un mayor rendimiento laboral y ganar en calidad de vida personal, racionalizando el tiempo y el esfuerzo que la persona dedica a los asuntos laborales.

Para ganar en productividad personal hay que trabajar con una doble perspectiva.

Una de ellas, obviamente, es la perspectiva de proceso: ¿planificamos nuestro trabajo antes de comenzar?, ¿sabemos que es realmente lo más importante y lo urgente de nuestro trabajo?, ¿tenemos la información bien organizada?, ¿aceptamos las prioridades dadas e impuestas por otros?,¿somos conscientes de nuestros resultados?...

La otra es la perspectiva personal: ¿tendemos a realizar las actividades más placenteras para nosotros y posponer las más complejas o aburridas?, ¿somos conscientes de nuestras capacidades para realizar las diferentes tareas a lo largo del día?,¿soy consciente de cuando es mi franja horaria de mayor productividad?, ¿soy asertivo cuando me pasan un trabajo o me solicitan un favor que me dará, cuanto menos, más carga de trabajo?

Jean de la Bruyère decía la ingeniosa frase de que “los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”. Pero la pregunta que surge de ello es la siguiente: ¿por qué emplean mal su tiempo: por su falta de método o por su personalidad?

La vertiente de proceso de la productividad personal

Abordar la perspectiva de proceso para mejorar la productividad personal es totalmente necesario.

Requiere, trabajar en tres aspectos secuenciales:

a)       Tomar consciencia de las responsabilidades que uno tiene, que es aquello que podría hacer mejor o, incluso, no debería hacer.

b)      Asumir la responsabilidad de desarrollar las tareas relevantes de una forma práctica y programada.

c)       Convertir esa responsabilidad de trabajo asumida tras saber que es lo realmente esencial (importante y urgente) y como ha de hacerse convertirlo en hábitos de trabajo.

Desde esta perspectiva de proceso, conocemos muchas técnicas para ayudar a la persona a ganar en productividad:

·       Analizar a que dedicamos el tiempo, diferenciando las actividades ligadas a las áreas de responsabilidad y objetivos esperados de aquellas que son accesorias.  Este análisis nos permite discernir, -siguiendo la matriz de Stephen Covey-, lo urgente de lo importante y de aquello que hacemos que realmente no es necesario o nos roba tiempo de los prioritario. Este tipo de ejercicio es necesario; para ello, se necesita rigor y perspectiva en el tiempo para hacerlo correctamente.

·       Invertir tiempo en planificar mensual, semanal y diariamente el trabajo, de forma realista. La actividad laboral es una madeja que se complejiza con el tiempo y, de vez en cuando, es necesario devanarla.

·       Organizar la información que nos llega por todas partes en carpetas útiles para nosotros. El modelo GTD de David Allen no ayuda en este sentido. Pero, como lo anterior, requiere rigor.

·       Trabajar los famosos “ladrones del tiempo” (llamadas, correos electrónicos, vistas imprevistas…) con racionalidad y como mejor te convenga para tus objetivos profesionales y vivencia personal.

Como he comentado antes, estas sencillas técnicas no serán eficaces si no se hacen con rigor y se convierten un hábito.

Trabajar la productividad personal desde la perspectiva de proceso suele verse en muchos cursos de gestión del tiempo, -que suelen venir acompañados de agendas (ahora ya digitales)-, que nos ayudan a organizar y controlar nuestras tareas. Sin embargo, no es suficiente si no se tiene en cuenta la perspectiva que surge de los rasgos personales del ser humano con sus actitudes y habilidades.

La vertiente humana de la productividad personal

La primera pregunta que hemos de hacernos es: ¿por qué sabiendo que podría hacer las cosas mejor para disponer de más tiempo para mí, para pensar… no lo hago?

Y es que más del 80% de las situaciones diarias en las que estamos involucrados, tienen que ver directamente con nuestra “zona de confort”. Es lo que controlamos o solemos hacer y nos resultad difícil plantearnos el redefinirlo. Trabajamos en “automático” y tenemos los resultados de forma automática.

Sino salimos de nuestra de zona de confort y trabajamos nuestra área de desarrollo nunca podremos esperar mejorar en productividad personal. Por mucha técnica de análisis de nuestra situación en el desarrollo de nuestras tareas que hagamos, sino adoptamos una actitud de proactividad no lograremos progresar.

Para salir de la zona de confort, -con tantos hábitos internalizados como tenemos-, a veces es necesario meter las nuevas rutinas paulatinamente para no entrar en zona de pánico y ansiedad. Pero, si queremos ganar en productividad personal hemos de conocernos y ser proactivos para mejorar.

Otro aspecto que influye mucho en la productividad personal es lo que se ha denominado la “procrastinación”. Lo que nos parece difícil, nos gusta menos o es más largo de ejecutar en el tiempo, lo dejamos para lo último. Son lo que denominamos “sapos” Los sapos pueden ser o no ser muy importantes, pero no suelen ser una actividad placentera o dinámica que apetezca afrontar. Sin embargo, lo importante es quitárselos de encima cuanto antes: en el momento más productivo del día. Aunque a veces, si los sapos son de otros y no te corresponden, también, hay que sabérselos “quitar de encima”.

Ello, me lleva a otro aspecto importante de la vertiente humana de la productividad personal. Para poder ser productivo hay que saber gestionar las relaciones interpersonales eficazmente. Por ejemplo, a muchas personas les cuesta gestionar una petición extemporánea y se van cargando de responsabilidades que no le son inherentes o, siéndoles, las priorizan sobre otros temas que son más urgentes o importantes.

Para poder ser productivo hay que desarrollar habilidades de interrelación interpersonales como, por ejemplo, las siguientes:

·       Ser empático. Y ello, para entender la importancia que representa para la otra persona la ayuda que te solicita o por qué te pasa una tarea que, a priori, no te corresponde. Pero ser empático no significa ser “simpático” y cargarse de todo lo que te van pasando. A veces, por nuestra personalidad, queremos quedar bien y evitar hipotéticos conflictos, cargándonos de monos que no corresponden.

·       Ser asertivo. Para poder responder adecuadamente a la solicitud de un colaborador, compañero o jefe. Ser asertivo no significa decir que no, sino es necesario. Ser asertivo significa poder gestionar tu prioridad frente a la de los otros de forma objetiva.

·       Saber influir positivamente. Poder lograr que otros asuman tus necesidades de apoyo precisa una comunicación que les acerque de forma abierta a tus intereses.
(Articulo publicado en Capital Humano en noviembre de 2016)

Antonio Peñalver

3 comentarios:

  1. En cuanto a la carga de trabajo que cita en el primer párrafo creo que ciertamente llega a encontrarse en una balanza las causas exógenas y endógenas, no obstante debería el trabajador de hoy en día poder disfrutar de mejores horarios para lograr conciliar su vida laboral y personal. Es necesario contar con trabajadores motivados para lograr una mayor eficiencia y conseguir una mayor productividad personal y laboral.

    Los programas de Productividad personales como bien cita, su objetivo básico es aportar pautas que permitan al empleado priorizar y planificar sus procesos de trabajo, pero no nos olvidemos que al fin y al cabo esto solo ha de otorgarse a trabajadores que realmente aporten productividad y puede llegar incluso a presionar al personal a la obtención de resultados. Aumenta la responsabilidad.

    En cuanto a la Zona de confort, tras mi experiencia y lo comentado en el aula, creo que estamos obligados a salir de ella. No hay crecimiento PERSONAL Y PROFESIONAL dentro de la zona de confort.

    Coincido en que la empatía, asertividad y la influencia positiva son habilidades claves para aumentar la productividad.

    Luis Mª Prada Perrote
    Alumno UAH - ADE

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  2. Me resulta muy interesante el articulo, pero deja tantos puntos a debatir, como por ejemplo, que aún en las empresas el paternalismo esta bien visto. Me da la sensación que no se nos controla constantemente, si no se nos prohibe tajantemente realizar ciertas acciones, no somos capaces de controlarnos.
    Otro punto a debatir, y para mi muy importante es el de las relaciones interpersonales. No se sabemos ser empáticos ni asertivos, hay veces que dudo de si algunas personas conocen el significado de dichas palabras. No hay compañerismo, y si la medalla se la puede llevar solo una parte de las implicadas, pues mucho mejor.

    Madalina Pricna
    Alumna de la Universidad de Alcalá

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  3. Realmente considero que la productividad va ligada al saber hacer las cosas y, o dirigir bien, o ser bien dirigido. Depende de ciertos procesos y conocimientos, porque la productividad no deja de ser un proceso por el cual se hacen bien las cosas, y de manera efectiva.
    Yo encuentro algo muy relevante y es que la gente debe sentirse involucrada con su trabajo. Y Douglas McGregor definía a la perfección cómo se debe tratar a los empleados si quieres ser un buen jefe, un buen líder.

    Y, ojalá todos los empleados se sintieran tan agusto como en el escenario de la Teoría Y que consideraba McGregor:

    "Teoría Y

    Frente a la Teoría X, plantea una visión alternativa de los seres humanos frente al trabajo. Su conjunto de supuestos respecto a la motivación humana es:

    El trabajo, físico o intelectual, es tan natural como el juego o el descanso. La persona media no tiene rechazo al trabajo, al contrario, puede disfrutar y conseguir satisfacción con él.
    El ser humano puede dirigir sus esfuerzos hacia la consecución de objetivos de la organización sin controles ni amenazas, ejerciendo el autocontrol.
    El hombre y la mujer medios, bajo ciertas condiciones, no solamente aceptan sino que buscan responsabilidad. Huir de la responsabilidad es producto del aprendizaje de cada uno, no es consustancial a la naturaleza humana.
    La imaginación, la creatividad y el ingenio son cualidades propias de la mayor parte de las personas, pudiendo ser utilizadas para generar soluciones a los problemas de la empresa.
    Con frecuencia, únicamente se utiliza un pequeño porcentaje de la potencialidad intelectual del ser humano."

    El factor humano es el más importante de todos, incluso más que la tecnología, que no deja de ser un apoyo para la mano de obra... y creo que los RRHH deberían impulsar estas ideas para la mejora de la productividad.

    https://www.aiteco.com/teoria-x-y-teoria-y-de-mcgregor/

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