domingo, 15 de septiembre de 2019

Training Metrics: justificación de la formación

¿Por qué medir la formación?

Siguiendo a Peter Drucker, esta comúnmente aceptado que “todo lo que no se puede medir no se puede gestionar”. Incluso, voces muy autorizadas del management añaden que “todo lo que no se puede medir no existe”. Si bien, esto ultimo puede ser considerado un exceso para algunos, la practica de formación, es una tendencia en si misma y dentro de la misma, cada vez son mas las organizaciones que se preocupan por acreditar, como socios del negocio, que la actividad formativa desarrollada contribuye a los objetivos y resultados organizativos. Y de no poder demostrarse, como sugería Donald L. Kirkpatrick, se debe poner en tela de juicio la existencia del Departamento de Formación.

La práctica de Formación ha alcanzado un nivel de desarrollo y además tiene impacto muy significativo sobre el resto de políticas de Recursos Humanos (Integración, Gestión del Desempeño, Desarrollo Profesional, etc.). Pensar que, para gestionar adecuadamente la misma y acreditar sus resultados, basta con seguir las principales magnitudes de actividad y la satisfacción de la organización es sencillamente una ingenuidad. Los consejeros delegados de la organizaciones quieren una justificación objetiva de cada euro que sale del presupuesto, incluso en Formación. Ni el numero de cursos o de participantes, así como la reacción de satisfacción de los mismos, nos acredita la rentabilidad de la Formación.

Las organizaciones que se ponen a medir en serio su actividad de Formación lo que realmente hacen es desarrollar un conjunto de practicas de apreciación de la marcha de la actividad formativa y de conocimiento de su impacto en los usuarios y la organización. Y tratan de garantizar la Eficiencia de la Formación en términos, por un lado, de Calidad de la actividad formativa y por otro lado, de impacto en los Resultados esperados de esta actividad.

Trabajar en la medición objetiva de la calidad de la propia práctica de Formación supone, al menos, disponer de un adecuado sistema de control de la información de la actividad realizada que permita tomar decisiones sobre la continuidad o modificación de las acciones formativas.

Centrarse en conocer el impacto de la Formación no es factible sin disponer de un adecuado sistema de control de calidad y supone trabajar en conocer la diferencia existente entre los resultados formativos realmente obtenidos en relación con los resultados esperados, tanto al nivel de usuario o participante, como al nivel organizativo. Aquí esta la clave para poder justificar la propia existencia del Departamento de Formación.

Y es que la tendencia a desarrollar mecanismos para medir la Formación, -hasta, incluso, los niveles de rentabilidad-, surge de tratar de responder por parte de los departamentos de Formación, de una forma reactiva o proactiva, a la siguiente pregunta: ¿Cómo y cuanto aporta la Formación al desarrollo de la estrategia organizativa?.

Además, la exigencia de la medición de la eficacia de la Formación va a ser cada vez mayor debido a la restricción de las fórmulas de apoyo económico desde los poderes públicos y a la exigencia de rentabilidad de las empresas en un entorno económicamente complicado.

Un modelo para Medir la Formación

Trabajando en diferentes entornos donde la Formación trata de aportar y acreditar valor a la organización, comprobamos que las practicas de medición de la actividad formativa trabajan, por pasos, hasta en cuatro ejes de actuación: sobre la concreción de los objetivos pedagógicos que se persiguen con la Formación, sobre los ámbitos y niveles de medición de la misma, sobre las mejores técnicas de medición a utilizar y en una cuarta derivada, en acreditar formalmente los resultados de esa medición formativa.

Los indicadores de medida, tanto a nivel de actividad (los referentes a la calidad de la práctica de Formación) como a nivel de resultado (referidos a la contribución organizativa) van a estar condicionados por el objetivo formativo que se persigue. Y las herramientas y técnicas de medición serán mas o menos eficaces en función del ámbito y nivel de Formación en el que nos movamos. Y es la acreditación de la eficacia de la Formación la que justifica que las compañías trabajen cada vez mas en su certificación, aun cuando para ello sea preciso utilizar técnicas evaluativos de soporte.

Primer paso: La concreción de los objetivos formativos

El proceso de medición de la Formación realmente comienza con la concreción de la necesidades formativas y en la concreción de los objetivos formativos asociados, explicitados en términos pedagógicos ligados a las competencias que se pretenden modificar o desarrollar.

En este campo, el proceso de identificación de las necesidades formativas es cada mas completo en la organizaciones, -trabajando a diferentes niveles: corporativo, área e individual- . A su vez, en función del desarrollo de la organización y su departamento de Formación, se pueden llegar a formular cuatro niveles de objetivos: desde la Adecuación al Puesto, pasando por la Mejora del Desempeño o el Desarrollo del Talento hasta la Transformación y Gestión del Cambio Organizativo.

·    Adecuación al Puesto de Trabajo. Desarrollo de acciones formativas dirigidas a procurar una coincidencia positiva entre determinados requisitos competenciales del  puesto y la persona que lo ocupa. En este nivel, los indicadores de medida de la formación se dirigen a constatar la adquisición de unos conocimientos y el dominio de  habilidades concretas.

·       Mejora del Desempeño. En este nivel no solo se persigue adquirir a través de la Formación unas competencias determinadas, sino que se trata de acreditar que se obtienen altos niveles de desempeño en el puesto de trabajo. Aquí, los indicadores de medida de la formación se centran tanto en lo qué consigue como el como lo consigue en desempeño de los puestos como consecuencia de la acción formativa.

·    Desarrollo Profesional. Partiendo de la premisa de que todos ponemos nuestro talento –sea mucho o poco- al servicio de la organización, lo cierto es que estas se plantean facilitar el crecimiento de las personas en la organización para poder asegurar su continuidad técnica y directiva. Y para cubrir este objetivo, la formación es un eje fundamental. A este nivel de objetivos, los indicadores de medida de la formación tratan de centrarse en constatar, a corto plazo, la mejora en el desempeño y a medio o largo plazo, la progresión profesional.

·     Transformación Organizativa. Este tipo de objetivos posiciona a la Formación como vehículo de adaptación o promoción del cambio en la compañías. Los indicadores válidos para medir este tipo de objetivos, valoran la aportación de la formación a los resultados organizativos, así como el compromiso de los profesionales con el proyecto. 

Segundo paso: Los niveles e indicadores de medición de la formación.  

La medición de la Formación tiene, a priori y con una visión global, dos ámbitos de trabajo secuénciales: la Actividad y los Resultados de la Formación.

·      La medición de la Actividad de la Formación se relaciona con el esfuerzo y la gestión operativa de la actividad formativa y sus entregables. Aquí la medición pone el foco en la Calidad de la actividad formativa acorde con los objetivos que persigue.

·  Sin embargo, medir los Resultados de la Formación supone poner el foco en los impactos conseguidos con la gestión formativa, en relación con los objetivos perseguidos.

La practica habitual para medir el impacto de la Formación es trabajar en los cinco niveles de evaluación ya formulados por Kirkpatrick, primero, y por Phillips, después. Satisfacción con la Formación, Aprendizaje, Aplicabilidad al Puesto, Impacto en el Negocio y ROI de la Formación.

·     Nivel 1: Medición de la Reacción o Satisfacción con la Formación. Es la practica habitual, -normalmente a través de la aplicación de encuestas nada más acabar la acción formativa-, y no deja de darnos percepciones en caliente sobre la acción formativa  por parte de los asistentes.

Su utilidad esta limita a los aspectos organizativo y metodológicos del curso, así como a las expectativas de futuro que se generan por parte de los asistentes. No deja de ser un indicador, que ha de ser positivo, pero que prácticamente no tiene valor  para confirmar la eficacia de la actividad formativa. 

·    Nivel 2: Medición de Aprendizaje. Es el nivel en que básicamentee medimos el grado de retención formativa: los conocimientos adquiridos, las habilidades desarrolladas o las actitudes modificadas.

     Esta  medición conlleva un acto evaluativo que ha a veces, al tratarse de formación de adultos,  supone salvar resistencias culturales. Además, supone la aplicación de diferentes técnicas - como tests, cuestionarios, observación, etc.-. Sin duda es mas complicado medir habilidades o cambios de actitud que conocimientos, por lo que la observación y la participación de tutores o supervisores de los participantes, dan un mayor grado de objetividad a esta 

·     Nivel 3: Medición de la Transferencia o Aplicabilidad. Es el nivel en el que entramos ya a medir la repercusión de la formación en la organización, puesto que medimos la efectividad de la formación en el desempeño de las ocupaciones. Por tanto, medimos rendimiento y desempeño.

Sin duda, este nivel es un paso más en la profundización de la medición del impacto de la formación en resultados . Sin embargo, las posibles metodologías de medida, -cuestionarios, test, encuestas, observación, etc.-, si se quieren aplicar con rigurosidad, requieren un análisis de resultados de los objetivos y comportamientos desarrollados en el puesto como consecuencia de la acción formativa pasado un tiempo.

·       Nivel 4: Medición del Impacto en el Negocio. En este nivel establecemos la relación final entre la actividad formativa y la mejora de resultados de negocio, midiendo aspectos como cuanto mejoró la calidad, como crecieron las ventas o cuanto mejoró el clima.
Ya son muchas las organizaciones que se plantean este nivel de análisis del impacto formativo pero la dificultad es siempre la misma: hace falta muchos recursos y tiempo. Y además, aislar las variables de estudio como consecuencia exclusiva de la formación, no es sencillo.

·       Nivel 5: Medición de la rentabilidad (ROI).  En este nivel, el objetivo es conocer la rentabilidad económica de la inversión realizada en la actividad formativa. Su formula es fácil, pero su aplicación es muy complicada. Se suele hacer comparando la inversión realizada en formación y los beneficios en términos monetarios. Para ello, es necesario que el departamento de Formación cuente con la ayuda de los responsables de las unidades de negocio.


La experiencia nos dice que hay que ser cautos con la medición del ROI de la Formación, ya que suele ser muy difícil completar esta ecuación con números defendibles y tangibles. Muchos costes de Formación están ocultos y muchas veces, se requieren múltiples variables en el sustraendo y en el minuendo.

Son muchas las organizaciones que están haciendo grandes esfuerzos por profundizar en los diferentes niveles de evaluación de la formación. Sin embargo, como podemos ver en el cuadro anexo, la realidad es que son muy pocas las empresas que trabajan en todos los niveles de aprendizaje. La evaluación de la Aplicabilidad y sobre todo, el Impacto en resultados o el ROI de la Formación, solo se aplican para proyectos formativos especiales en donde, por su importancia, naturaleza y magnitud, merece la pena y es realista mostrar este tipo de resultados.
  
Tercer paso: Estrategias de Medición de la formación

La eficacia de la medición depende no solo de la correcta formulación de los objetivos formativos y de la concreción de los niveles de análisis, sino también de la elección de las técnicas de observación y aislamiento de la información adecuadas. Como podemos ver en le cuadro anexo, son muchas las técnicas posibles a utilizar y su eficacia depende del ámbito de medición y nivel de evaluación.

Cada reto de medición de la formación, requiere estrategias diferentes de análisis. Y la tendencia es a innovar, surgiendo nuevas técnicas para la medición de los niveles mas avanzados de la formación, -aplicabilidad, resultados de negocio y ROI-, aprovechando las ventajas de las nuevas tecnologías y la inmediatez de las mismas, como por ejemplo: Coaching On-Line de la Transferencia de la Formación al Puesto, Comunidades on-line de Aprendizaje o Assessment 180º-360º de los escenarios de aprendizaje. 

Cuarto paso: Certificación

Ya se ha dedicado anteriormente un artículo a este tema, y como resumen podemos decir que la certificación es el grado superior de medida de lo aprendido y aplicado al puesto  - y a veces, más allá-  por parte de los alumnos.

Lo más común en este momento es que las empresas apuesten por la certificación del propio empleado, sujeto activo de la formación, siendo pocas todavía las compañías que han alcanzado cotas de certificación de itinerarios, y menos las que están en el estadio más avanzado de la certificación de la propia función de Formación y Desarrollo.

En la certificación del empleado, se asume la necesidad de medir al participante a lo largo del proceso formativo, normalmente antes, durante y después de la acción formativa, en dos aspectos:

·     Medida y certificación del aprendizaje: Se realiza a través de pruebas específicas de adquisición de conocimientos.

·     La aplicabilidad al puesto y su impacto en resultados: Para ello se usan técnicas de observación y/o evaluación del propio desempeño profesional.

Son los resultados de la medición del proceso de aprendizaje los que marcan, por un lado, los criterios de avance en el trayectoria formativa y profesional, y por otro lado las acciones de refuerzo necesarias para reforzar la formación de la persona. 

Cuadro de mando

Hasta ahora no hemos comentado, pero no por ello es de menor importancia, la necesidad de gestionar toda la información que las distintas métricas nos aportas. Uno de las dificultades a las que se han enfrentado los departamento de Formación ha sido precisamente como gestionar toda la información, para que aporte algo más que datos meramente descriptivos de la actividad, y pueda ser utilizada para la toma de decisiones y para la evaluación del impacto organizativo (resultados) de la práctica de formación.

La gestión de la Formación requiere un sistema de indicadores que nos aporte información de su actividad y resultados para facilitarnos su control y toma de decisiones.

El sistema de indicadores de información sobre Formación debe organizarse en un Cuadro de Mando que, de una manera clara y útil, consolide las variables más representativas de la actividad de Formación y enfatice en el Impacto en el Negocio y la Rentabilidad de la actividad de la actividad formativa. Es una herramienta de análisis y toma de decisiones, ya que nos permite evaluar en tiempo real la situación actual y la evolución de todos los indicadores de formación, utilizando correlaciones, previsiones, alertas, etc.

Debe estar informatizada, a ser posible estando accesible a través de Intranet, integrada con el resto de base de datos de Recursos Humanos y permitiendo el acceso a la herramienta tanto a las personas de Formación como a los Responsables de Negocio. 


Antonio Peñalver
Socio de People First Consulting



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